Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist mehr als eine reine Pflichtübung – es ist ein wichtiges Dokument, das über die berufliche Zukunft eines Mitarbeitenden mitentscheiden kann. Arbeitgeber stehen dabei vor der Herausforderung, einerseits wohlwollend zu formulieren, andererseits aber auch der Wahrheitspflicht nachzukommen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, worauf es beim Erstellen eines Arbeitszeugnisses ankommt – inklusive rechtlicher Grundlagen, Aufbau und Formulierungshilfen.
Seien Sie sich bewusst, dass Sie ein Recht auf ein schriftliches Arbeitszeugnis haben. Das heißt, Ihr Arbeitgeber muss Ihnen ein Zeugnis ausstellen, auch wenn Sie nur teilzeitbeschäftigt oder nebenberuflich tätig waren. Dieses Recht ist für Arbeitnehmende in § 109 Gewerbeordnung (GewO) festgelegt. Bestehen Sie auf ein qualifiziertes Zeugnis, in dem auch Ihre Leistung und Ihr Verhalten angesprochen werden.
Immer wieder kommt die Diskussion auf, welchen Wert Arbeitszeugnisse haben, da jeder sich mittlerweile vorab selbst einen eigenen Zeugnisentwurf erstellen kann. Da Arbeitnehmende einen Rechtsstreit umgehen möchten, schreiben sie oft ein positives Zeugnis. Auch wenn im Hinblick dessen oft behauptet wird, ein Zeugnis gelte nicht viel, gibt es keine wirkliche Alternative momentan, außer das Empfehlungsschreiben.
Dennoch: Wer seine berufliche Zukunft positiv gestalten möchte, sollte auf ein gutes Arbeitszeugnis seines Arbeitgebers achten. Dieses sollte allerdings auch aussagekräftig sein.
Das Wichtigste zum Zeugnis im Überblick:
- Muss wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert sein (§ 109 GewO).
- Darf keine versteckten negativen Codes enthalten.
- Auf Wunsch des Arbeitnehmers kann ein einfaches (dieses beinhaltet Angaben zu Art und Dauer der Beschäftigung) oder qualifiziertes Zeugnis (geht darüber hinaus und fokussiert Leistung und Verhalten/heutzutage üblich) erstellt werden.
Einfaches Arbeitszeugnis
Bei einem einfachen Arbeitszeugnis benötigen Sie nicht viele Angaben. Es reichen, wenn Datum und die Firma genannt werden. Ein Beispiel für einen einfachen Zeugnistext: „Herr Mustermann war vom 01.01.2022 bis zum 30.07.2025 in unserem Unternehmen als Bürokaufmann tätig.“ Weitere Details sind nicht notwendig.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Das qualifizierte Arbeitszeugnis muss ausführlicher formuliert werden. Folgende Angaben sollten im qualifizierten Arbeitszeugnis enthalten sein:
- Überschrift „Zeugnis“ oder „Arbeitszeugnis“
- Name, Vorname, Geburtsdatum und eventuell Anschrift des Arbeitnehmers
- Dauer der Zugehörigkeit im Betrieb inkl. Versetzungen oder Beförderungen
- Funktionsbezeichnungen und Beschreibungen der Tätigkeit
- Beurteilung von Fachwissen, Leistungen, Einsatzbereitschaft, besonderen Erfolgen
- geleistete Weiterbildungen
- Beurteilung des Verhaltens zu Kollegen und Vorgesetzten
- Gesamtbeurteilung mit der Zufriedenheitsformel
- Schlussabsatz (Dankes-Bedauern-Formel und Wünsche für die Zukunft)
- Ort, Datum und Unterschrift einer für verbindliche Erklärungen des Arbeitgebers verantwortlichen Person
Machen Sie sich klar, welche Anforderungen Ihr Job hat. Diese sind im Arbeitszeugnis wichtig zu erwähnen und sollten auch passen: So sollte bei einem Vertriebsmitarbeitenden auf jeden Fall seine Fähigkeit zum Verkaufen herausgestellt werden, die bei einem Sekretariatsposten nicht erwähnenswert ist.
Der Arbeitgeber oder die Personalabteilung sind verpflichtet, Ihnen dass Zeugnis auszustellen und es sollte auch handschriftlich unterzeichnet sein. Dadurch kommt man nicht auf die Idee, dass der Arbeitgeber sich von dem Zeugnis distanziere. Problematisch wird es allerdings, wenn die Firma insolvent ist. Dann ist der Insolvenzverwalter für die Erstellung des Arbeitszeugnisses zuständig. Dieser muss sich dann aber in der Regel die Informationen von einer der Führungskräfte oder der Personalakte holen.
Bei der Kündigung – egal, ob Sie kündigen oder gekündigt wurden – kann der Mitarbeitende sofort ein Arbeitszeugnis anfordern. In der Regel bekommen Sie dann erstmal ein Zwischenzeugnis, nach Ihrem Ausscheiden aus dem Betrieb dann das endgültige Arbeitszeugnis. In der Regel besteht der Anspruch drei Jahre lang (§ 195 BGB). Mitarbeitende dürfen eine Berichtigung verlangen, wenn das Zeugnis unrichtig oder unvollständig ist.
Zeugniscodes verstehen
Bei der Interpretation von Arbeitszeugnissen gibt es die Problematik, dass Arbeit-
geber auf der einen Seite zu wahrheitsgemäßen Aussagen verpflichtet sind, ihr Wortlaut allerdings auf der anderen Seite von „verständigem Wohlwollen“ 1Schleßmann, Hein: Das Arbeitszeugnis. Zeugnisrecht, Zeugnissprache, Bausteine, Muster. Heidelberg 1998, S. 18. sein sollte. Deswegen gibt es mittlerweile verschiedenen Zeugnis-Codes, die in verschlüsselter Art und Weise die Beurteilung des Arbeitsgebers zum Ausdruck bringen. Insbesondere drückt dies die Zufriedenheitsformel aus, die von Formulierungen wie „Er hat seine Aufgaben im großen und ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt“ (mangelhaft) bis zu „Er hat seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt“ (sehr gut) gehen kann. 2Vgl. Weuster, Arnulf.: Personalauswahl und Personalbeurteilung mit Arbeitszeugnissen. Forschungsergebnisse und Praxisempfehlungen. Göttingen-Stuttgart 1994, S. 42ff.
Zeugnisse bedienen sich oft einer wohlklingenden, aber codierten Sprache. Allerdings sollte Ihnen bewusst sein, dass ein qualifiziertes Zeugnis auch immer negative Aussagen enthalten kann.
Beispiele für Codierungen, um eventuelle Probleme zu „kaschieren“:
- „stets zur vollsten Zufriedenheit“, Note 1 (sehr gut)
- „zur vollen Zufriedenheit“, Note 2 (gut)
- „zur Zufriedenheit“, Note 3 (befriedigend)
- „im Großen und Ganzen zur Zufriedenheit“, Note 4 (ausreichend)
- „hat sich bemüht“, Note 5 (mangelhaft)
Achtung: Negative Formulierungen oder Ironie sind unzulässig. Gerichte erkennen kritische „Geheimcodes“ zunehmend nicht mehr als zulässig an. Vorsicht ist auch geboten, wenn Aussagen sehr interpretationslastig sind, wie zum Beispiel: „Durch seine Geselligkeit trug er stets zur Verbesserung des Betriebsklimas bei“. Könnte beispielsweise heißen: „Er tendiert zu übermäßigem Alkoholkonsum“.
No-Goes im Zeugnis
Einmalig schlechte Vorkommnisse des Beschäftigten dürfen beispielsweise nicht im Zeugnis erwähnt werden. Negative Fakten sind nur dann erlaubt, wenn der Betrieb Beweise hierfür hat. Generell darf das Privatleben des Arbeitnehmenden erst dann angesprochen werden, wenn es auf das Arbeitsverhältnis einen schlechten Einfluss hat.
Zum Beispiel ist es verboten, den Konsum von Alkohol aufzuführen – auch wenn die Person gelegentlich an der Arbeitsstätte trinkt. Deswegen werden solche Fakten mittlerweile verklausuliert dargestellt. Zum Beispiel könnte man schreiben: „Seine gesundheitlichen Probleme haben uns dazu veranlasst, leider das bestehende Arbeitsverhältnis aufzulösen.
Schlussformel: Optional, aber oft erwartet
Die Schlussformel ist kein Muss, gehört aber in vielen Branchen zum guten Ton. Eine gelungene Formulierung wäre zum Beispiel: „Wir danken Frau Musterfrau für die stets sehr gute Zusammenarbeit, bedauern ihr Ausscheiden und wünschen ihr für die Zukunft weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute.“
Rechtliche Hinweise und Tipps
Verschiedene Aspekte sollten Arbeitnehmende unbedingt beachten:
- Nutzen Sie Zeugnisgeneratoren oder Vorlagen – aber passen Sie diese immer individuell an.
- Beschreiben Sie Tätigkeiten präzise und vollständig.
- Holen Sie sich bei kritischen Fällen ggf. juristischen Rat.
- Halten Sie einheitliche Standards im Unternehmen ein – besonders bei Serienzeugnissen (z. B. für Azubis).
Fazit
Ein korrekt erstelltes Arbeitszeugnis ist ein wichtiger Teil der Personalarbeit – sowohl aus rechtlicher als auch aus zwischenmenschlicher Sicht. Arbeitgeber sollten Wert auf professionelle, wohlwollende und dennoch ehrliche Zeugnisse legen. Wer sich mit den gängigen Formulierungen und rechtlichen Anforderungen auskennt, kann dieses Dokument als Zeichen von Wertschätzung nutzen – und vermeidet gleichzeitig rechtliche Stolperfallen.
Bildnachweis: Unsplash/Sebastian Hermann
Literatur & Weblinks
- Holtbrügge, Dirk: Personalmanagement. Springer-Verlag (4. Auflage), Berlin, Heidelberg, 2010.
- Lucas, Manfred.: Arbeitszeugnisse richtig deuten. München, 2001.
- Kilian, Claudia: Das Arbeitszeugnis. C.H. Beck, München, 2015 (2. Auflage).
Einzelnachweise
- 1Schleßmann, Hein: Das Arbeitszeugnis. Zeugnisrecht, Zeugnissprache, Bausteine, Muster. Heidelberg 1998, S. 18.
- 2Vgl. Weuster, Arnulf.: Personalauswahl und Personalbeurteilung mit Arbeitszeugnissen. Forschungsergebnisse und Praxisempfehlungen. Göttingen-Stuttgart 1994, S. 42ff.
