Mitarbeitergespräch erfolgreich führen: Tipps für eine produktive Kommunikation

Mitarbeitergespräche sind zentrale Führungsinstrumente zur Förderung von Leistung, Motivation und Entwicklung. Der Artikel zeigt, wie sie professionell vorbereitet, zielführend geführt und als Chance für beide Seiten genutzt werden können.

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Das Mitarbeitergespräch umfasst sämtliche Kommunikation zwischen Führungskraft und seinem Mitarbeitenden, die über den alltäglichen Austausch hinausgehen. Dabei zeichnet sich das Gespräch durch spezifische Merkmale aus. Es dient beispielsweise dazu, die Qualität der Zusammenarbeit zu reflektieren, Leistungen zu bewerten und Feedback zu geben. Man bespricht auch die Zufriedenheit mit der Arbeitssituation, legt Ziele gemeinsam fest (Objectives Setting), zeigt Entwicklungspotenziale und Fördermöglichkeiten auf und führt Jahresgespräche. In einigen Unterredungen wird die Anerkennung für gute Leistungen honoriert oder mangelnde Leistungen thematisiert, Fehlzeiten besprochen, sowie Kündigungs- und Trennungsgespräche geführt. Dies sind nur einige Beispiele für Mitarbeitergespräche.

Welche Arten von Mitarbeitergesprächen gibt es?

Zu den wichtigsten, regelmäßigen Mitarbeitergesprächen zählen das Zielvereinbarungs-, das Beurteilungs- und das Fördergespräch. Oft werden sie auch im sogenannten Jahresgespräch zusammengefasst.

1. Zielvereinbarungsgespräch

Beim Zielvereinbarungsgespräch einigen sich Führungskraft und Mitarbeitende, welche Ziele erreicht werden sollen und welche Anforderungen und Erwartungen auf den Angestellten zukommen. Alle Ziele werden konkret dargelegt und sollten messbar sein. Sie dienen zur Motivation, aber in manchen Fällen üben sie auch unnötigen Druck aus. Meistens ist mindestens einmal im Jahr ein Soll-Ist-Vergleich angesetzt. Man tauscht sich nicht nur über die entsprechenden Ergebnisse aus, sondern positive und negative Abweichungen haben dann auch angemessene Konsequenzen für den Mitarbeitenden.

2. Beurteilungsgespräch

Beim Beurteilungsgespräch als Teil der Mitarbeiterbeurteilung sprechen beide Parteien über die Leistungen des Mitarbeitenden und wie er seine Ziele erreicht hat. Viele Angestellte fühlen sich ausgeliefert in dieser Situation. Deshalb ist es wichtig, dass der Vorgesetzte seine Meinung zu den Leistungsergebnissen begründet. Aber auch er steht unter dem Druck, sich einwandfrei rechtfertigen zu müssen.

3. Fördergespräch

Beim Fördergespräch steht die weitere berufliche Entwicklung und entsprechende Weiterbildungsmaßnahmen im Fokus. Es wird oft auch als Entwicklungsgespräch bezeichnet. Leistungsschwachen Angestellten soll hier die Möglichkeit gegeben werden sich fortzubilden. Und solche, die Karriere machen möchten, haben die Möglichkeit, sich neues Wissen und Kompetenzen anzueignen.

Außerdem gibt es noch anlassbezogene Mitarbeitergespräche, wie beispielsweise das Gehaltsgespräch, das Kritikgespräch, aber auch das Vorstellungsgespräch. Sie finden in unregelmäßigen Abständen und mehrmals im Jahr – nach Absprache – statt.

Erfolgreiche Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs

Damit ein Mitarbeitergespräch zielführend und effizient verläuft, ist eine sorgfältige Vorbereitung erforderlich. Wichtige organisatorische Aspekte sind:

• Termin und Ort des Gesprächs frühzeitig festlegen.
• Eventuell einen geeigneten Besprechungsraum reservieren und Bewirtung vorbereiten lassen.
• Ausreichend Zeit einplanen, um ein konzentriertes Gespräch zu ermöglichen.
• Störungsfreie Rahmenbedingungen sicherstellen.
• Mitarbeitende rechtzeitig über Zeitpunkt, Inhalt und eventuelle Vorbereitungen informieren, damit auch er sich vorbereiten kann.
• Beteiligte Personen über ihre Rollen im Gespräch briefen.

Das Gespräche sollte nicht so stattfinden, dass der Vorgesetzte an seinem Schreibtisch thront, um lediglich seine Macht zu demonstrieren. Sondern es sollte vielmehr an einem Besprechungstisch oder ungestört im Büro des Angestellten geführt werden. Auch wenn die Unterredung auf Augenhöhe ablaufen sollte, ist sowohl der Führungskraft als auch dem Beschäftigten klar, dass das letzte Wort der Vorgesetzte hat.

Beide Seiten sollten sich inhaltlich vorbereiten und die Gespräche sollten mit einem Ergebnis enden, das beide Seiten akzeptieren können. Das heißt, die Gesprächsziele sollten in der Realität tragbar sein. Falls sich die Zielrichtung im Gespräch ändert, kann man gemeinsam Alternativziele (z.B. die Genehmigungen von Weiterbildungen anstelle einer hohen Gehaltserhöhung) oder auch Minimalziele (z.B. eine geringe Gehaltserhöhung) entwickeln. So hat der Mitarbeitende zumindest einen kleinen Erfolg zu verbuchen. Wichtig ist insgesamt: Je besser sich beide Gesprächspartner verstehen, um so lösungsorientierter kann man miteinander reden.

Können Dritte an dem Gespräch teilhaben?

In der Regel übernimmt die direkte Führungskraft die Gesprächsführung bei Mitarbeitergesprächen. Sie erfolgen meist unter vier Augen, doch in besonderen Fällen – beispielsweise bei Konfliktgesprächen oder disziplinarischen Maßnahmen – kann eine weitere Person hinzugezogen werden. Hierzu zählen unter anderem ein Vertreter der Personalabteilung, ein übergeordneter Vorgesetzter oder ein Betriebsratsmitglied. Das Betriebsverfassungsgesetz (§ 82 Abs. 2 BetrVG) gibt Mitarbeitenden in bestimmten Situationen sogar das Recht, die Teilnahme eines Betriebsratsmitglieds zu verlangen.

Ein entscheidender Unterschied zur alltäglichen Unterhaltung liegt in der Zielgerichtetheit von Mitarbeitergesprächen. Sie verfolgen stets einen konkreten inhaltlichen Zweck und tragen zur Steuerung und Weiterentwicklung der Zusammenarbeit bei. Als grundlegende Führungsaufgabe können sie nicht delegiert werden, wenngleich unterstützende Aufgaben wie die Vorbereitung relevanter Unterlagen oder die Organisation eines Besprechungsraums von anderen Mitarbeitenden übernommen werden können.

Durch eine strukturierte Vorbereitung und eine fokussierte Zielsetzung fördert das Mitarbeitergespräch die Zusammenarbeit, stärkt Entwicklungspotenziale und unterstützt die strategische Ausrichtung des Unternehmens effektiv.

Was sollte die Führungskraft vorher für sich klären?

• Wie ist die Beziehung zu dem Mitarbeitenden?
• Wie sind unsere Gespräche in der Vergangenheit verlaufen?
• Welche Ziele wird der Angestellte anstreben?

Wie sollte der Mitarbeitende sich vorbereiten und klären?

• Welche Beziehung habe ich zu meinem Vorgesetzen?
• Wie sind vorherige Gespräche verlaufen?
• Was für Wünsche und Ziele haben ich in dem Gespräch?
• Bilanz ziehen von den vergangenen Monaten im Job

Wie sieht der Gesprächsablauf aus?

Ein strukturierter Ablauf ist essenziell für den Erfolg eines Mitarbeitergesprächs. Er sorgt für Orientierung, fördert eine produktive Atmosphäre und schafft Vertrauen auf beiden Seiten.

1. Gesprächseinstieg: Atmosphäre schaffen und Agenda klären

Zu Beginn sollte eine angenehme und respektvolle Gesprächsatmosphäre hergestellt werden. Die Führungskraft begrüßt den Mitarbeitenden, erläutert den Gesprächsanlass und stellt die Agenda vor. Wichtig dabei: Das Gespräch soll keine einseitige Ansprache werden – insbesondere nicht durch die Führungskraft. Ein Dialog auf Augenhöhe ist entscheidend.

2. Rückblick: Leistungen und Entwicklungen besprechen

Den inhaltlichen Einstieg bildet ein Rückblick auf die bisherigen Leistungen und Entwicklungen des Mitarbeitenden. Hierbei empfiehlt es sich, zunächst positive Aspekte zu betonen – etwa die gute Zusammenarbeit oder erreichte Ziele. Kritikpunkte und Herausforderungen sollten sachlich und lösungsorientiert angesprochen werden. Eine grobe Gesprächsgliederung hilft der Führungskraft, den Überblick zu behalten, gleichzeitig sollte Raum für eine flexible Gesprächsentwicklung bleiben.

3. Perspektive des Mitarbeitenden: Eigene Einschätzung

Im Anschluss erhält der Mitarbeitende die Möglichkeit, seine Sichtweise darzulegen. Wer sich gut vorbereitet hat, kann eigene Einschätzungen und Wünsche einbringen. Gerade bei Zielvereinbarungsgesprächen ist dies wichtig, um gemeinsam realistische und messbare Ziele zu definieren.

4. Gemeinsame Zielsetzung und Weiterentwicklung

Ein zentraler Bestandteil des Gesprächs ist die Vereinbarung neuer Ziele und Perspektiven. Dabei sollte auch über individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten gesprochen werden. Zudem können – wenn nötig – organisatorische oder zwischenmenschliche Herausforderungen thematisiert werden.

5. Aktives Zuhören und offenes Feedback

Die Führungskraft sollte aktiv zuhören, Sprechpausen zulassen und Feedback offen annehmen wie auch geben. Wenn eigene Einschätzungen sich als falsch herausstellen, ist es ein Zeichen von Stärke, dies einzugestehen. Auf diese Weise kann die Zusammenarbeit nachhaltig verbessert werden.

6. Dokumentation und nächste Schritte

Alle wesentlichen Gesprächsinhalte sollten dokumentiert werden – zur Nachvollziehbarkeit und weiteren Planung. Gemeinsam legen beide Seiten konkrete nächste Schritte fest. Offene Fragen sind zu klären, um Missverständnissen vorzubeugen. Führungskräfte sollten dabei keine Versprechungen machen, die sie nicht einhalten können – besser ist es, ehrliche Rückmeldung zu geben, etwa: „Ich schaue, inwiefern diesbezüglich Möglichkeiten bestehen.“

7. Gesprächsabschluss: Positiv und verbindlich

Zum Abschluss werden die wichtigsten Punkte zusammengefasst und – falls notwendig – ein Folgetermin vereinbart. Das Gespräch sollte in jedem Fall mit einer positiven Note enden, um Vertrauen und Motivation zu stärken. Ein klarer Abschluss mit konkreten Ergebnissen und Vereinbarungen zeigt Wertschätzung und fördert die Unternehmenskultur. Sollte das Gespräch allerdings nicht konstruktiv verlaufen, ist es besser, dieses vorzeitig und respektvoll zu beenden, um unnötige Konflikte und Energieverluste zu vermeiden.

Fragen als wichtiges Instrumentarium einsetzen

Wenn Führungskräfte entsprechende Fragen stellen, kann das ihm selbst, aber auch dem Mitarbeitenden nützlich sein. Welche Fragemöglichkeiten gibt es:

• Stockt das Gespräch beziehungsweise ein Gesprächspunkt ist abgeschlossen, kann man mit einer Frage das Gespräch in eine neue, erwünschte Richtung lenken.
• Fragen Sie Ihren Angestellten danach, ob er bestimmte Dinge ändern möchte? So erfahren Sie mehr über seine Kritikansätze.
• Haben Sie einen unsicheren Beschäftigten vor sich, kann eine Frage zunächst auch das „Eis brechen“.
• Mit Fragen können Vorgesetzte Zeit gewinnen, falls sie noch nach einer passenden Antwort suchen müssen.

Was sind die häufigsten Fehler?

Oft finden Gespräche unter Zeitdruck statt, so dass beide Seiten sich nicht öffnen können. Dies sollte man vermeiden. Fehlerhafte Kritik oder ständiges Unterbrechen von Seiten des Vorgesetzten sind ebenfalls nicht gut für die Gesprächsatmosphäre. Es ist wichtig, dass der Mitarbeitende sich wohl fühlt, um sich öffnen zu können. Auch das Sprechen über verschiedene Angelegenheiten ohne zu einem konkreten Ergebnis zu kommen, ist nicht weiterführend. Man sollte insgesamt auf gleicher Höhe diskutieren. Die Führungskraft sollte ihre hierarchische Stellung nicht ausnutzen. Manche Gespräche enden mit Belanglosigkeiten, obwohl schon eine konkrete Zielvereinbarung stattgefunden hat. Deswegen: Ziehen Sie die Unterhaltung am Ende nicht unnötig in die Länge, sondern finden Sie einen Abschluss.

Fazit

Ein erfolgreich geführtes Mitarbeitergespräch ist weit mehr als ein kurzer Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem – es ist ein Führungsinstrument, das die Zusammenarbeit stärkt, die berufliche Entwicklung fördert und strategische Ziele unterstützt. Wichtig ist eine gute Vorbereitung auf beiden Seiten sowie eine klare Zielsetzung, um das Gespräch produktiv und ergebnisorientiert zu gestalten. Die richtige Atmosphäre, aktives Zuhören und offenes Feedback tragen dazu bei, dass beide Parteien von dem Gespräch profitieren. Fehler wie Zeitdruck, unklare Zielsetzungen oder eine einseitige Kommunikation sollten vermieden werden. Letztlich ist ein strukturiertes und wertschätzendes Mitarbeitergespräch nicht nur ein Zeichen guter Führung, sondern auch ein wichtiger Beitrag zu einer positiven Unternehmenskultur.

Literatur

1. Helmhold, Marc: Leadership. Agile, virtuelle und globale Führungskonzepte in Zeiten von neuen Megatrends. Springer-Gabler, Berlin 2022, S.112-113 und S. 116.
2. Mentzel, Wolfgang: Mitarbeitergespräche. Haufe-Lexware GmbH&Co KG, Freiburg 2020 (8. Auflage).