Outsourcing ist längst kein reines Kostensenkungsinstrument mehr. Wer mit seinem Unternehmen Aufgaben gezielt an externe Dienstleister auslagert, gewinnt Flexibilität, erhöht seine Effizienz und kann sich stärker auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.
Was ist Outsourcing?
Outsourcing beschreibt die Auslagerung von Unternehmensaufgaben an externe Spezialisten. Dabei kann es sich um komplette Geschäftsprozesse (Business Process Outsourcing) oder einzelne Aufgabenbereiche (Outtasking) handeln.
Laut einer Definition der IHK liegt der Fokus beim Outsourcing darauf, Ressourcen effizienter einzusetzen und Flexibilität zu gewinnen, ohne eigene Kapazitäten aufbauen zu müssen.
Typische Bereiche für Outsourcing
Auslagerung rechnet sich vor allem dort, wo Spezialwissen und Skaleneffekte den Unterschied machen. Beispiele aus der Praxis:
- IT-Services: Betrieb, Wartung, Support, Cloud
- HR & Payroll: Lohnabrechnung, Recruiting
- Marketing & Kommunikation: Social Media, PR
- Logistik & Versand: Fulfillment durch externe Anbieter
- Kundensupport: Callcenter- oder Chat-Dienste
In Feldern mit hohem Fachanteil oder Skalenvorteilen ist Outsourcing meist die wirtschaftlichere Option. Eine Befragung des ZEW zeigt: 91 % der Unternehmen nennen den Fokus aufs Kerngeschäft als Hauptmotiv für IT-Outsourcing; rund drei Viertel berichten von Zeit- und/oder Kostenvorteilen.
Vorteile des Outsourcings
Richtig aufgesetzt, verbessert Outsourcing nicht nur die Kostenbasis, sondern auch die Schlagkraft im Tagesgeschäft. Worauf es ankommt:
- Kosteneffizienz: Fixes wird variabel – Budgets lassen sich präziser steuern.
- Flexibilität: Kapazitäten schnell rauf- oder runterfahren, je nach Marktlage.
- Expertenzugang: Spezialwissen steht bei Bedarf bereit, ohne langes Recruiting.
- Fokus: Interne Teams arbeiten an den wirklich strategischen Themen.
- Risikoteilung: Technik- und Compliance-Anforderungen liegen bei ausgewiesenen Profis.
Eine PwC-Analyse zeigt: Mit gezieltem Outsourcing lassen sich Betriebskosten um bis zu 30 % senken – bei spürbar höherer operativer Effizienz.
Herausforderungen und Risiken beim Outsourcing
Wo externe Partner eingebunden sind, braucht es klare Spielregeln. Ohne saubere Steuerung drohen Reibungsverluste und Abhängigkeiten – diese Punkte sollten Sie im Blick behalten:
- Abhängigkeit von externen Partnern: Know-how und Prozesse werden teilweise aus der Hand gegeben
- Qualitätskontrolle: Externe Dienstleister müssen konsequent gesteuert und überwacht werden
- Datenschutz & Compliance: Besonders bei sensiblen Daten (z. B. Lohnbuchhaltung) sind klare Regelungen erforderlich
- Verlust von Flexibilität: Langfristige Verträge können bei falscher Partnerwahl zu Kostenfallen werden
Eine klare Definition von Leistungsinhalten (Service Level Agreements) und regelmäßiges Monitoring sind entscheidend, um diese Risiken zu minimieren.
Outsourcing im Mittelstand: Worauf es ankommt
Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren, wenn Outsourcing strategisch geplant wird. Entscheidend ist, den eigenen Bedarf präzise zu bestimmen und Partner professionell einzubinden:
- Make-or-Buy-Analyse: Welche Aufgaben sind intern effizienter zu lösen, welche extern
- Zuverlässige Partnerwahl: Qualität, Flexibilität und Branchenkenntnis sind entscheidend
- Kosten-Nutzen-Abwägung: Versteckte Kosten (Kommunikation, Koordination) realistisch einpreisen
- Integration in die Unternehmenskultur: Der externe Partner als Teil der Wertschöpfungskette
Fazit
Outsourcing ist längst kein reines Sparmodell mehr, sondern ein strategisches Steuerungsinstrument. Wer Aufgaben gezielt an externe Spezialisten auslagert, gewinnt Flexibilität, Know-how und Ressourcen für das Wesentliche. Für Selbstständige, Gründerinnen und KMU bietet Outsourcing enorme Potenziale – wenn es mit Weitsicht und klaren Zielen umgesetzt wird.
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Literatur
- Heinz-Josef Hermes / Gerd Schwarz | Outsourcing. Chancen und Risiken, Erfolgsfaktoren, rechtssichere Umsetzung (Haufe Fachpraxis) | Haufe-Lexware | o. O. 2005 | ISBN 978-3448065602
- Thomas Schamberger | Der Outsourcing Leitfaden. Ein Handbuch für kleine Unternehmen | CreateSpace Independent Publishing Platform | o. O. 2015 | ISBN 978-1516952854
Bildquelle: Unsplash
