ChatGPT, Copilot, Perplexity– diese Tools begegnen uns inzwischen fast täglich. Viele nutzen sie, um E-Mails zu entwerfen, Präsentationen vorzubereiten oder Ideen zu sammeln. Und das klappt mal mehr, mal weniger gut. Der Knackpunkt? Meist liegt es daran, wie die Frage gestellt wurde.
Denn egal wie fortschrittlich die Technik ist – die Qualität der Antwort hängt maßgeblich von der Qualität der Eingabe ab. Genau deshalb lohnt es sich, ein paar einfache Grundregeln zu kennen, mit denen man bessere Ergebnisse bekommt.
Was bedeutet eigentlich „Prompt“?
Ein Prompt ist nichts anderes als die Eingabe, die man einem KI-System gibt. Das kann eine Frage sein, eine Aufgabe, ein kurzer Text – manche Systeme verstehen sogar Bilder oder Tonaufnahmen. Die KI nutzt diesen Input als Ausgangspunkt, um darauf zu reagieren. Aber: Sie denkt nicht mit wie ein Mensch. Wenn etwas unklar formuliert ist, gibt es oft auch nur halbgare Antworten.
Warum kommt es auf die Formulierung an?
Stellen Sie sich vor, Sie bitten eine Kollegin um Hilfe bei einer Aufgabe – aber sagen ihr weder, worum es genau geht, noch was das Ziel ist oder in welcher Form Sie das Ergebnis brauchen. Da ist Missverständnis vorprogrammiert. Genau so geht es auch der KI, wenn der Prompt ungenau ist.
Wenn Sie also möchten, dass Ihre KI-Helfer Sie sinnvoll unterstützen, sollten Sie ein paar Dinge mitgeben: den fachlichen Rahmen, eine konkrete Aufgabe, das Ziel – und idealerweise auch das gewünschte Antwortformat. Klingt komplizierter als es ist. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie es geht.
Vier einfache Schritte für einen guten Prompt
Diese Methode hilft Ihnen unabhängig davon, in welcher Branche Sie arbeiten oder wie technikaffin Sie sind.
1. Schritt: Die Rolle festlegen
Geben Sie der KI eine Rolle oder ein Fachgebiet mit auf den Weg. So weiß sie besser, in welchem Ton und auf welchem Niveau geantwortet werden soll.
Beispiel: „Stell dir vor, du bist Personalreferentin mit langjähriger Erfahrung in der Mitarbeiterkommunikation.“
2. Die Aufgabe beschreiben
Formulieren Sie klar, was Sie wollen – ohne Umschweife oder offene Enden.
Beispiel: „Erstelle eine kurze E-Mail zur Einladung eines Mitarbeitenden zum Jahresgespräch.“
3. Das Ziel erklären
Ergänzen Sie, wofür das Ergebnis gedacht ist – das hilft der KI, den Fokus richtig zu setzen.
Beispiel: „Die Einladung soll freundlich klingen, aber dennoch klar machen, dass eine Vorbereitung auf bestimmte Themen gewünscht ist.“
4. Das Format vorgeben
Möchten Sie eine Liste? Einen Fließtext? Eine Tabelle? Geben Sie das mit an, um sich Nacharbeit zu sparen.
Beispiel: „Bitte schreibe die Einladung als E-Mail-Text mit Betreffzeile und höflicher Anrede.“
Ein kompletter Prompt – Schritt für Schritt aufgebaut
Wenn man alle vier Elemente zusammensetzt, ergibt sich ein schlüssiger und verständlicher Prompt, der der KI eine klare Richtung gibt. So zum Beispiel:
„Stell dir vor, du bist Personalreferentin mit langjähriger Erfahrung in der Mitarbeiterkommunikation. Erstelle eine freundliche, aber strukturierte Einladung zur Teilnahme am Jahresgespräch. Die Einladung soll klar machen, dass eine Vorbereitung auf bestimmte Themen gewünscht ist. Bitte schreibe die Einladung als E-Mail mit Betreff und höflicher Anrede.“
Solche Prompts führen in der Regel zu deutlich besseren und nutzbareren Ergebnissen – und das ganz ohne technische Vorkenntnisse.
Warum sich das Ganze lohnt
Gute Prompts sparen Ihnen Zeit. Statt lange an einer KI-Antwort herumzufeilen, geben Sie von Anfang an die Richtung vor. Das zahlt sich besonders im Berufsalltag aus – egal ob Sie gerade eine Besprechung vorbereiten, ein Dokument zusammenfassen oder einen höflichen Antworttext schreiben wollen.
Übrigens: Auch im privaten Bereich funktioniert das. Von Reiseplanung bis Einkaufszettel – mit klaren Anfragen liefert die KI oft erstaunlich praktische Ergebnisse.
Und zum Schluss: Mensch bleibt Mensch
So hilfreich KI auch ist – sie ersetzt nicht Ihren gesunden Menschenverstand. Prüfen Sie die Ergebnisse immer kritisch. Gerade bei Fakten oder Zahlen kann es zu Fehlern kommen. Das Tool ist ein Assistent, kein Entscheidungsträger. Laut einer aktuellen Studie überprüfen jedoch lediglich 25 % der KI-Tool Anwender die Ergebnisse nach.
Wer gute Prompts schreibt, bekommt auch gute Antworten. Und das ist keine Zauberei. Es braucht nur ein wenig Struktur – und die Bereitschaft, klar zu sagen, was man will. Für viele Berufstätige kann das den Arbeitsalltag enorm erleichtern. Also: Einfach mal ausprobieren!
Literatur
- Baker, Pam: ChatGPT für Dummies, Wiley-VCH GmbH, Weinheim, 2025
- Heiser, Albert: Texten mit ChatGPT: Einfach, schnell und kreativ, SpringerGabler, Wiesbaden, 2024
