Abmahnung: Definition, Gründe und Fristen

Was ist eine Abmahnung?

Die Abmahnung ist die Ausübung des Rügerechts des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer, wenn dieser sich arbeitsvertragswidrig verhält. Die Abmahnung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Aus Beweisgründen sollte die Abmahnung jedoch grundsätzlich schriftlich erfolgen, da eine Kündigung nur nach vorheriger schriftlicher Abmahnung wirksam ist. Sie sollte als Kopie in der Personalakte erscheinen und Folgendes enthalten:

1. Dokumentation: Das pflichtwidrige Verhalten sollte mit Zeit, Ort und Datum versehen und genau festgehalten werden.
2. Verhaltensaufforderung: Das Verhalten muss klar benannt werden, und der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer konkret zur Änderung auffordern.
3. Warnfunktion: Die Abmahnung bereitet arbeitsrechtliche Sanktionen vor – insbesondere eine mögliche verhaltensbedingte Kündigung – und macht die Konsequenzen unmissverständlich deutlich.

Was ist der Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung?

Anstelle einer „harten“ Abmahnung wird von manchen Arbeitgebern häufig eine Ermahnung ausgesprochen. Es stellt sich dann – vor allem natürlich für den betroffenen Arbeitnehmer – die Frage, ob es sich bei dieser Rüge trotz der weniger „hart“ klingenden Bezeichnung vielleicht doch um eine echte Abmahnung handelt oder nicht.

Für diese Frage (Abmahnung oder bloße Ermahnung?) ist nicht die Bezeichnung der Rüge entscheidend, sondern die Frage, ob die drei oben genannten Voraussetzungen einer Abmahnung erfüllt sind. Wenn dies der Fall ist, handelt es sich um eine Abmahnung, unabhängig von ihrer Bezeichnung.

Gründe für eine Abmahnung

Insbesondere bei drastischem Fehlverhalten, die das Vertrauen in den Arbeitnehmer untergraben haben, kann der Arbeitgeber eine Abmahnung formulieren. Eine außerordentliche oder fristlose Kündigung nach § 626 BGB ist dann möglich, wenn eine Weiterführung des Arbeitsverhältnisses für den Arbeitnehmer unzumutbar ist. Dazu zählen beispielsweise:

1. Diebstahl
2. Betrug
3. Unterschlagung
4. Unpünktlichkeit
5. Gefälschte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
6. Nicht genehmigter Urlaub
7. Tätigkeit für die Konkurrenz
8. Schmiergelder
9. Unsittliches Verhalten
10. Fehlverhalten unter Alkoholeinfluss

Problematisch wird es allerdings für Führungskräfte, die das fachliche aber nicht das disziplinarische Direktionsrecht im arbeitsrechtlichen Verständnis besitzen. Dies ist beispielsweise bei der Führung von Projektgruppen der Fall, bei denen Mitarbeiter für einige Wochen einem Projekt zugeteilt werden. Hier kann der Projektleiter zwar Arbeitsinhalte anweisen, doch ist es im nicht erlaubt, Abmahnungen auszusprechen. Dies obliegt dem Linienvorgesetzten. Durch diese eingeschränkte Machtbefugnis stehen Projektleiter vor besonderen Herausforderungen. ¹Vgl. Bohinc 2012, S. 1 ff. und Krämer et al. 2015

Insgesamt sollte man, bevor eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen wird, ca. bis zu drei Abmahnungen erteilt haben, um einerseits dem Beschäftigten eine Chance auf Besserung zuzugestehen und andererseits die Kündigung gut vorzubereiten. Gibt es keine Veränderung des Verhaltens, sollte man handeln, denn: Man macht sich als Arbeitgeber unglaubwürdig, wenn man nur abmahnt, aber dann nicht handelt.

Kritikgespräche

Bei unerwünschtem Fehlverhalten kann der Arbeitgeber ein Kritikgespräch mit dem Arbeitnehmer führen, bevor es zu einer Abmahnung oder einer späteren Kündigung kommt. Hierbei möchte der Arbeitgeber den Betriebsfrieden herstellen und dem Mitarbeiter die Möglichkeit einer Verhaltensänderung einräumen. Folgende Schritte sollten eingeleitet werden:

1. Gesprächsankündigung: Die Führungskraft teilt dem Arbeitnehmer mit, dass sie mit ihm über ein bestimmtes Verhalten sprechen möchte.
2. Objektivität: Der Arbeitgeber bleibt sachlich und lässt persönliche Gefühle wie Ärger oder Zorn außen vor.
3. Direkte Ansprache: Das Gespräch beginnt ohne Small Talk – das Thema wird klar benannt.
4. Zweifache Perspektive: Zuerst schildert die Führungskraft ihre Sichtweise, dann der Mitarbeitende seine – inklusive Verbesserungsvorschlägen.
5. Maßnahmenplanung: Konkrete Schritte zur Verhaltensänderung werden vereinbart; ein Folgetermin wird festgelegt.
6. Dokumentation: Ein Gesprächsprotokoll wird erstellt, um die besprochenen Maßnahmen festzuhalten.
7. Bestätigungspflicht: Bei wiederholtem Fehlverhalten muss der Mitarbeitende den Erhalt des Protokolls bestätigen; es wird an die Personalabteilung weitergeleitet.

Abmahnungen durch Arbeitnehmer

Am häufigsten werden Abmahnungen vom Arbeitgeber erteilt, aber auch Arbeitnehmer können Abmahnungen aussprechen, wenn ihr Arbeitgeber sich nicht an die im Arbeitsvertrag festgelegten Pflichten hält. Wird beispielsweise das Gehalt mehrfach nicht bezahlt, können Arbeitgeber außerordentlich und fristlos kündigen und Schadenersatz rechtlich einklagen. Eine Abmahnung an den Arbeitgeber kann auch hier bewirken, dass dieser sein Verhalten ändern kann und der Arbeitnehmer somit keine Kündigung mehr einreichen muss.

Praxisbeispiel für eine Abmahnung

Im Folgenden wird Ihnen ein Praxisbeispiel vorgestellt, das als Vorlage für eine Abmahnung bei Unpünktlichkeit gelten kann.

Sehr geehrter Herr/Frau [Name des Mitarbeiters],

hiermit möchten wir Ihnen eine Abmahnung aussprechen. Die Grundlage dieser Abmahnung bildet Ihre wiederholte Unpünktlichkeit bei Dienstbeginn am [Datum]. Sie sind erst um [Uhrzeit] erschienen, was ein Verstoß gegen Ihren Verpflichtungen aus Ihrem Arbeitsvertrag mit uns darstellt und zu erheblichen Störungen im Arbeitsablauf geführt hat.

In den letzten drei Monaten sind Sie insgesamt fünf Mal zu spät zur Arbeit erschienen, obwohl Ihnen klar kommuniziert wurde, dass Pünktlichkeit für uns von großer Bedeutung ist. Sie ist essenziell, um Sie, sowie Ihre Kollegen, vor unnötigem Zeitdruck und zusätzlicher Belastung zu bewahren.

Trotz mündlicher Ermahnungen haben Sie es nicht geschafft, Ihr Verhalten zu ändern. Wir möchten Sie daher auffordern, zukünftig Ihren Verpflichtungen aus Ihrem Arbeitsvertrag mit uns in vollem Umfang nachzukommen und ab sofort wieder pünktlich zur Arbeit zu erscheinen. Anderenfalls behalten wir uns vor, das Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu kündigen.

Bitte bestätigen Sie uns schriftlich den Erhalt dieser Abmahnung bis [Datum]. Bitte beachten Sie, dass diese Abmahnung zu Ihrer Personalakte genommen wird.

Wir hoffen auf Ihr Verständnis und Ihre Kooperation, um gemeinsam eine positive Arbeitsatmosphäre aufrechtzuerhalten.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name des Vorgesetzten / Unternehmens]

[Unterschrift des Vorgesetzten]

Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Abmahnung ein wichtiges Instrument für Arbeitgeber ist, um auf Fehlverhalten von Arbeitnehmern angemessen zu reagieren. Sie sollte schriftlich erfolgen, um Beweise für eine mögliche spätere Kündigung zu sichern. Es ist wichtig, dass das pflichtwidrige Verhalten genau dokumentiert und der Arbeitnehmer konkret zur Änderung aufgefordert wird. Die Abmahnung dient dazu, den Mitarbeiter zu warnen und auf mögliche arbeitsrechtliche Sanktionen – einer Kündigung – hinzuweisen. Kritikgespräche können eine Möglichkeit sein, um vor einer Abmahnung das Fehlverhalten anzusprechen und den Betriebsfrieden wiederherzustellen. Dennoch sollten etwa drei Abmahnungen erfolgen, bevor eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen wird. Es ist auch möglich, dass Arbeitnehmer Abmahnungen gegen ihren Arbeitgeber formulieren, falls dieser beispielsweise mit Gehaltzahlungen im Rückstand ist.

Litaratur

1. Schirner, Uwe, Woydt, Sabine: Mitarbeiterführung, 3. Auflage. Springer-Verlag Berlin Heidelberg, 2009.
2. Holtbrügge, Dirk: Personalmanagament, 7. Auflage. Springer-Verlag Berlin Heidelberg, 2018.

^{Bildnachweis: ©Pixabay}

Einzelnachweise

• 1
  Vgl. Bohinc 2012, S. 1 ff. und Krämer et al. 2015