Softskills + Selbstmanagement

Das Pareto-Prinzip: Effektives Zeitmanagement und Produktivität mit der 80/20-Regel

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Arbeit in 20% der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Durch die Anwendung dieser Zeiteffizienzmethode können Sie eine weniger stressige Arbeitsumgebung schaffen und mehr freie Zeit gewinnen.

Auch auf die Produktivität bei der Arbeit kann das Prinzip angewendet werden. In dem Sie eine Prioritätenliste mit den wichtigsten Aufgaben zu Beginn Ihres Arbeitstages erstellen, sollten diese 20% der Aufgaben erledigt werden, um 80% der Effizienz und der Wirkung zu erzielen. Wählen Sie vor allem Aufgaben aus, die den größten Einfluss auf Ihr Team haben und legen Sie ihre Konzentration hierauf.

Das Pareto-Prinzip wurde nach dem italienischen Wirtschaftswissenschaftler und Soziologen Vilfredo Pareto benannt. Er entwickelte 1896 das Prinzip. So stellte er fest, dass 20% der italienischen Familien 80% des nationalen Vermögens besitzen. Diese Prozentsätze können auf andere Bereiche angewendet werden. Beispielsweise werden in vielen Arbeitssituationen 80% der Entscheidungen in 20% der Gesprächszeit getroffen. Ein weiteres Beispiel hierzu ist, dass 20% der Kunden eines Unternehmens, 80% seines Gewinnes erzielen. Dies bedeutet, dass eine geringe Menge den Großteil des Gesamtwertes ausmacht und der überwiegende Anteil diesen Gesamtwert nur geringfügig beeinflusst.

Funktionsweises des Pareto-Prinzips

Das Pareto-Prinzip kann auf unterschiedliche Art und Weise eingesetzt werden. Anbei einige Beispiele:

  • Im Zeitmanagement einsetzbar: Klären Sie, welche Ihrer Aufgaben in 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erzielen? Schreiben Sie eine Prioritätenliste. Entscheiden Sie, welche 20% der Aufgaben wichtig sind, und welche 80% der Aufgaben „Zeitfresser“ sind. Beginne mit den wichtigen Aufgaben, später kann der Fokus dann auf Detailaufgaben gelegt werden.
  • Bei Fragen der Produktivität ausschlaggebend: Analysieren Sie, welche 20% der Tätigkeiten machen 80% der Gewinne Ihres Unternehmens aus? Erstellen Sie vorab ebenfalls eine Prioritätenliste Ihrer täglichen Aufgaben und konzentrieren Sie sich zunächst auf die wichtigsten 20% der Aufgaben, die 80% Ihrer Wirkung erzielen. Entscheiden Sie, wer im Team mit Ihnen zusammenarbeiten soll.
  • Problemlösungen finden: Das Pareto-Prinzip unterstützt Sie dabei, Prioritäten für Veränderungsstrategien zu entwickeln. Dies ist der Fall, wenn mehrere Ursachen für ein bestimmtes Problem existieren. Teilen Sie ähnliche Probleme in Gruppen ein, um herauszufinden, ob eine Lösung für mehrere Probleme zu spezifizieren ist. Ziel soll es sein, dass Sie zu Problemen der wichtigsten 20% (die 80% der Ergebnisse erzielen) ein Hauptproblem ausmachen, für das Sie eine Problemlösung entwickeln.

Vorteile des Pareto-Prinzips

Im Kontext des Zeitmanagements bedeutet dies, dass Perfektionismus vermieden werden sollte. Im täglichen Arbeitsleben gibt es oft viele zu erledigende Aufgaben, und wer versucht, alles perfekt zu machen, verschwendet oft kostbare Zeit. Dies bedeutet nicht, dass Aufgaben nur halbherzig erledigt werden sollten: Ein Grafikdesigner, der nur ein halbfertiges Design liefert, hat seine Aufgabe nicht vollständig erfüllt. Stattdessen geht es darum, dass übertriebene Perfektionismus-Ansprüche vermieden werden sollten, und daher ist es wichtig, Ihre Aufgaben zu priorisieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Pareto-Prinzips ist das Bewusstsein für seine eigenen Stärken und Schwächen, um sie effektiv einsetzen zu können. Entscheidend ist auch, zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden, um die optimalen Ergebnisse – das heißt 80% der Ergebnisse – erzielen zu können. Dies führt zur täglichen Produktivitätssteigerung. Außerdem können Sie Ihre Ziele in überschaubare Abschnitte einteilen.

Nachteile des Pareto-Prinzips

Oft wird beim Pareto-Prinzip verstanden, dass die 80/20-Regel bedeutet, dass man nicht 100% seines Arbeitsaufwandes einsetzen muss. Das ist falsch. Die 20% bzw. die 80% sind in Bezug auf die Wirkung zu setzen. Hierbei soll allerdings nicht der Aufwand minimiert werden (der liegt, wie gesagt, bei 100%), sondern man fokussiert sich auf einen bestimmten Arbeitbereich, um eine größere Wirkung zu erreichen.

Ein weiterer Nachteil beim Pareto-Prinzip ist, dass man sich auf bestimmte Aufgaben und Bereiche spezialisiert und sich um andere Tätigkeitsfelder nicht mehr kümmert. Die Herausforderung ist, ein Gleichgewicht zwischen den priorisierten und den nicht so wichtigen Aufgabenfelder herzustellen.

Das Pareto-Prinzip im Geschäftsleben

Die Methode ist besonders geeignet, wenn man unter Zeitdruck steht, denn man kann in kurzer Zeit effektive Ergebnisse erreichen. Anbei einige Beispiele aus dem Geschäftsleben:

  1. 20% der Produktionsfehler sind ausschlaggebend für 80% des Ausschusses.
  2. 20% der Waren oder der Kunden erwirtschaften 80% des Umsatzes.
  3. 20% der Schreibtischarbeit sind für 80% des Arbeitserfolges verantwortlich.
  4. 20% der Besprechungen verursachen 80% der Beschlüsse.

Fazit

Das Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel, kann im Zeitmanagement und in der Produktivität eingesetzt werden, um effektivere Ergebnisse zu erzielen. Das Prinzip besagt, dass 80% der Arbeit in 20% der Zeit erledigt werden können. Priorität sollte auf die wichtigsten Aufgaben gelegt werden, die den größten Einfluss haben. Vorteile des Prinzips liegen darin, Perfektionismus zu vermeiden, seine Stärken und Schwächen effektiv einzusetzen und wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Nachteile sind, dass man sich auf bestimmte Aufgaben spezialisiert und möglicherweise andere vernachlässigt. Das Pareto-Prinzip ist besonders im Geschäftsleben nützlich, um unter Zeitdruck effektive Ergebnisse zu erzielen.

Literatur

  1. Cooper, Neil Kristoff: Die 7 Säulen der Selbstdisziplin. Amazon Distributions Gmbh, Leipzig 2023.
  2. Gerstl, Rainer: Zeitmanagement im Job. Vilshofen 2021.
Porträtfoto von der Journalistin Carolin Fischer

Carolin Fischer ist Gründerin des Online-Magazins Karriere NOW, selbstständige Journalistin und spezialisiert auf die Themen Karriere, Softskills, Selbstmanagement und Business. Zuvor hat die Kommunikationsexpertin bei der Süddeutschen Zeitung in München gearbeitet und für ein Politmagazin des ZDFs.

Cookie Consent mit Real Cookie Banner