Steigern Sie Ihre Produktivität mit der Pomodoro-Technik

Jeder von uns kennt es: Man sitzt vor einer großen Aufgabe und fühlt sich von der schieren Menge an Arbeit, die noch vor einem liegt, überwältigt. Die Lösung könnte die Pomodoro-Technik sein, eine Methode des Zeitmanagements, die von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Der Name „Pomodoro“ kommt von dem italienischen Wort für Tomate, in Anlehnung an die Form der Küchenuhr, die Cirillo benutzte, um Zeitintervalle einzuteilen. Doch was genau verbirgt sich hinter dieser Technik und wie sinnvoll ist sie zum Erreichen von Zielen oder zur Kreativitätssteigerung?

Das Wichtigste im Überblick

1. Die Pomodoro-Technik wurde durch den Student Francesco Cirillo Ende der 1980er Jahre in Italien entwickelt.
2. Die Methode teilt die Arbeitszeit in Intervalle mit regelmäßigen Pausen ein.
3. Es wird eine To-Do-Liste erstellt und in vier 25-minütigen Intervalle mit jeweils fünf Minuten Pause dazwischen unterteilt.
4. Die anstehenden Aufgaben werden entsprechend ihrer Wichtigkeit priorisiert.

Definition: Was ist die Pomodoro-Technik?

Der damalige Student Francesco Cirillo entwickelte Ende der 1980er Jahre in Italien die Pomodoro-Technik. Cirillo hatte Schwierigkeiten, sich auf sein Studium zu konzentrieren und seine Studienaufgaben zu erledigen. Er spürte, dass er überfordert war und nahm sich daher vor, nur eine bestimmte Anzahl von Minuten mit konzentriertem Lernen zu verbringen. Angetrieben von dieser Herausforderung fand er eine Küchenuhr in Form einer Pomodoro (italienisches Wort für Tomate) und die Pomodoro-Technik war geboren.

Funktionsweise der Pomodoro-Technik

Die größte Stärke dieser Methode, über die Cirillo später ein 130 Seiten langes Buch schrieb, liegt in ihrer Einfachheit. Man benötigt – laut seinem Erfinder – nur Stift, Zettel und eine Stoppuhr.

• Erstellen Sie eine To-Do-Liste mit Ihren Aufgaben.
• Unterteilen Sie eine größere zu erledigende Aufgabe in vier Intervalle mit jeweils 25 Minuten Zeit für die entsprechende Arbeit. Nach jedem Intervall planen Sie fünf Minuten Pause ein.
• Ihre anstehenden Aufgaben mit den entsprechenden Intervallen sollten priorisiert werden. Die wichtigste Aufgabe bekommt die 1. Pomodoro, usw. Dabei unterstützt Sie die ABC-Analyse und das Eisenhower-Prinzip.
• Stellen Sie Ihre Stoppuhr auf 25 Minuten und konzentrieren Sie sich nun auf die erste Aufgabe, die sie in der Zeit erledigen möchten, bis Ihre Stoppuhr klingelt.
• Wenn Ihre Sitzung zu Ende ist, haken Sie eine Pomodoro (das entspricht einer Zeiteinheit) ab und schreiben Sie auf, was Sie getan haben. Das steigert Ihr Erfolgsgefühl.
• Machen Sie dann fünf Minuten Pause. Diese sollten Sie zum Entspannen nutzen: Essen Sie eine Kleinigkeit, bereiten Sie sich einen Kaffee oder Tee zu oder gehen Sie ein paar Minuten an die frische Luft. Machen Sie Ihren Kopf komplett frei.
• Eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten sollten Sie nach vier Pomodori einlegen.

Beispiel zur Pomodoro-Technik

Sie arbeiten im PR-Bereich und möchten eine Pressemitteilung verfassen und an Ihren Medienverteiler versenden. Wie wenden Sie bei dieser Arbeit die Pomodoro-Technik an? Im ersten Schritt unterteilen Sie Ihre Aufgabe in vier Pomodoro, priorisieren die einzelnen Aufgaben und bauen dementsprechend nach den Intervallen Pausen ein.

1. Pomodoro 1: Recherchieren Sie für den Inhalt der Presseinfo.
2. Nach 25 Minuten klingelt Ihre gestellte Stoppuhr.
3. Machen Sie fünf Minuten Pause.
4. Pomodoro 2: Schreiben Sie die Pressemitteilung mit Abbinder.
5. Nach 25 Minuten klingelt erneut Ihre Stoppuhr.
6. Schließen Sie abermals fünf Minuten Pause an.
7. Pomodoro 2: Arbeiten Sie eventuelle Korrekturen ein.
8. Machen Sie erneut fünf Minuten Pause.
9. Pomodoro 3: Prüfen Sie Ihren Verteiler und fügen Sie gegebenenfalls neue Adressen hinzu.
10. Sie gehen nach 25 Minuten wieder fünf Minuten in die Pause.
11. Pomodoro 4: Versenden Sie Ihre Pressemitteilung an Ihren Medienverteiler und beantworten Sie Presseanfragen.
12. Nach diesem vierten Intervall machen Sie ca. 25 Minuten Pause. Dann beginnen Sie mit einer neuen Runde mit vier Intervallen. Jeder Pomodoro-Zyklus beträgt 2 Stunden und 25 Minuten.

Wie gehen Sie mit Ablenkungen um?

Bevor Sie mit Pomodoro 1 starten, informieren Sie Ihre Kollegen, dass Sie nicht gestört werden möchten, schließen Sie Ihre Bürotür und Ihr E-Mail Postfach und schalten Sie den Anrufbeantworter oder die Mailbox Ihres Telefons ein. Dass beispielsweise ein Kollege Sie unterbricht, lässt diese Technik nicht zu. Erklären Sie Ihrem Kollegen kurz, dass Sie nicht gestört werden möchten und verschieben Sie das Gespräch auf die nächste Pomodoro, das heißt in 25 Minuten.

Haben Sie eine neue, kreative Idee, notieren Sie sich diese kurz und gehen sie diese dann in der nächsten Pomodoro an. Sie dürfen Ihre aktuelle Arbeit auf keinen Fall deswegen unterbrechen, denn dann ist die Pomodoro-Technik unterbunden und zählt nicht innerhalb der vier geplanten Intervalle.

Vorteile der Pomodoro-Technik

Insbesondere für Aufgaben, die Sie nicht so gerne machen, die aber gemacht werden müssen und lange andauern, ist diese Methode geeignet. Bei Aufgaben, die Ihnen viel Freude bereiten, ist es ratsamer, konzentriert für längere Zeit am Stück zu arbeiten und nicht die Pomodoro-Technik anzuwenden. Anbei einige Vorteile:

1. Erhöhte Motivation: Durch das Einteilen in Intervalle sind Sie motivierter, weil Sie bei jedem Intervall auf die Pause hinarbeiten. Danach gehen Sie mit neuer Energie an das nächste Intervall.
2. Verbesserte Produktivität: Durch die kurzen, konzentrierten Arbeitsintervalle und regelmäßige Pausen wird die Produktivität gesteigert. Die Technik hilft, Ablenkungen zu reduzieren und sich vollständig auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
3. Effizientere Zeiteinteilung: Die Pomodoro-Technik hilft dabei, die Zeit besser einzuteilen und Aufgaben realistischer zu planen. Durch die feste Zeiteinteilung wird die Tendenz zur Prokrastination verringert und Deadlines werden einfacher eingehalten.
4. Stressreduktion: Durch die regelmäßigen Pausen ermöglicht die Pomodoro-Technik eine erholsame und stressfreie Arbeitsweise. Dadurch wird die Kreativität gefördert und ein Burnout-Risiko verringert.
5. Besseres Zeitmanagement: Die Technik hilft dabei, den Überblick über die Arbeitszeit zu behalten. Durch das Festhalten der Pomodoros kann man die eigene Arbeitszeit besser analysieren und Optimierungspotenzial erkennen.
6. Fokus auf wichtige Aufgaben: Durch die kurzen Arbeitsintervalle wird vermieden, dass man sich zu lange mit unwichtigen oder unwesentlichen Aufgaben beschäftigt. Man wird dazu motiviert, die wichtigen Aufgaben zuerst zu erledigen.
7. Verbesserung der Arbeitsqualität: Durch die konzentrierten Arbeitsphasen können Aufgaben effizienter erledigt werden. Die Qualität der Arbeit wird dadurch gesteigert und Fehler können vermieden werden.

Nachteile der Pomodoro-Technik

Generell kann man sagen, dass die Pomodoro-Technik in der Hinsicht schwierig ist, dass durch die regelmäßigen Pausen Ihre Konzentration beim Arbeiten immer unterbrochen wird. Das heißt, wenn Sie auf dem Höchststand sind, klingelt vielleicht Ihre Stoppuhr. Das ist bei anderen Zeitmanegement-Techniken, wie beispielsweise der ALPEN-Methode, sinnvoller gelöst. Anbei einige, weitere Nachteile der Pomodoro-Technik:

1. Schwierigkeiten beim Umgang mit komplexen Aufgaben: Die Pomodoro-Technik kann weniger effektiv sein, wenn man an komplexen Aufgaben arbeitet, die mehr Zeit und Konzentration erfordern. Das ständige Unterbrechen der Aufgaben kann dazu führen, dass man den Überblick verliert und sich schwer tut, wieder ins Thema einzusteigen.
2. Einengende Zeitlimits: Die festen Zeitlimits der Technik passen nicht zu allen Aufgaben. Manche Aufgaben erfordern mehr Zeit, um sie sorgfältig und gründlich abzuschließen, während andere Aufgaben möglicherweise schneller erledigt werden können. Das Einhalten der Pomodoro-Zeiten kann dazu führen, dass man sich gestresst und gehetzt fühlt.
3. Eingeschränkter kreativer Prozess: Die Pomodoro-Technik ist weniger flexibel und kann den kreativen Prozess einschränken. Man kann nicht immer erwarten, dass die kreativen Ideen in einem festen Zeitrahmen auftauchen, und das ständige Starten und Stoppen kann es schwierig machen, in einen kreativen Fluss zu gelangen.
4. Mangelnde Flexibilität: Die Pomodoro-Technik erlaubt nur begrenzte Abweichungen von den festgelegten Zeiten. Wenn man beispielsweise in einen konzentrierten Arbeitsfluss gerät und nicht unterbrechen möchte, kann die strikte Umsetzung der Pomodoro-Technik frustrierend sein.
5. Rigidität bei der Zusammenarbeit: Wenn man Teil eines Teams ist, das nicht nach der gleichen Technik arbeitet, kann dies zu Kommunikationsproblemen und Unstimmigkeiten führen. Die Pomodoro-Technik erfordert eine gewisse Einhaltung der Zeitpläne. Dies ist für manche Teammitglieder oft nicht praktikabel.

Fazit

Die Pomodoro-Technik ist sehr gut geeignet, wenn Sie sich für bestimmte Aufgaben schwer motivieren lassen. Durch die Pausenzeiten dazwischen, arbeiten Sie immer auf diese zu und können so Ihre Produktivität steigern. Haben Sie allerdings Aufgaben, an denen Sie längere Zeit konzentriert arbeiten möchten, ist das Klingeln Ihrer Stoppuhr eher störend. Deswegen: Entscheiden Sie sich am besten für die Pomodoro-Technik, wenn Sie etwas Zeitdruck „im Nacken“ benötigen, um Aufgaben zu Ende zu bringen.

Literatur

1. Cirillo, Francesco: The Pomodoro Technique: The Life-Changing Time-Management System. Virgin Books 2018.
2. Gerstl, Rainer: Zeitmanagement im Job. Vilshofen 2021.

^{Bildnachweis: ©Pixabay}